Copyright © All rights reserved
Visselblåsning
Visselblåsning
Ett öppet företagsklimat skapar utrymme för dialog och diskussion om vad som är rätt och fel. För oss är det viktigt att vår verksamhet bedrivs på ett etiskt och betryggande sätt. Om något går till på fel sätt eller inte är i linje med våra värderingar kan man anonymt rapportera detta enligt vår visselblåsarpolicy nedan:
1. Inledning
Det är av största vikt att vi alla inom Billström Riemer Andersson AB (”BRA Group”) strävar efter korrekt hantering av såväl medarbetare som allmänheten och att vi iakttar god etik. Våra medarbetare har en viktig roll när det gäller att fånga upp eventuella oegentligheter.
Syftet med denna visselblåsarpolicy är att möjliggöra för våra medarbetare att rapportera misstankar om allvarliga oegentligheter utan risk för repressalier. Syftet är också att säkerställa en korrekt hantering och utredning av visselblåsarärenden samt att bevara allmänhetens och medarbetarnas förtroende för BRA Group, dess verksamhet och beslutsfattare.
Visselblåsarärenden kan anmälas på ett flertal olika sätt i vår visselblåsartjänst. Se Hur kan visselblåsartjänsten användas? under 3 nedan.
2. När kan visselblåsartjänsten användas?
Visselblåsartjänsten (den interna rapporteringskanalen) ger alla medarbetare en möjlighet att i ett arbetsrelaterat sammanhang anmäla misstankar om missförhållande som det finns ett allmänintresse av att det kommer fram.
Missförhållanden som det finns ett allmänintresse av att det kommer fram utgörs typiskt sätt av handlingar och underlåtenheter som strider mot lag och i vissa fall förordning eller föreskrift. Om något strider mot föreskrifter av ren formaliakaraktär omfattas det dock inte.
Visselblåsartjänsten är även avsedd för anmälan, i ett arbetsrelaterat sammanhang, om misstankarna rör en handling eller underlåtenhet som strider mot en direkt tillämplig unionsrättsakt på sätt anges i Visselblåsardirektivet1 eller strider mot lag eller andra föreskrifter som genomför eller kompletterar en unionsrättsakt inom tillämpningsområdet för Visselblåsardirektivet2.
Information som endast rör den rapporterande personens egna arbets- eller anställningsförhållanden omfattas endast i undantagsfall.
Med medarbetare likställs i denna policy anställda, arbetssökande, praktikanter, konsulter, volontärer och andra personer som i ett arbetsrelaterat sammanhang har en relation till oss. Även personer som har haft en arbetsrelaterad relation med oss och fått del av eller inhämtat information under tiden i verksamheten omfattas.
Frågor som faller utanför ovan angivna ram, t.ex. missnöje på arbetsplatsen, ska inte rapporteras i visselblåsartjänsten. I dessa fall ska du istället vända dig till din närmaste chef eller HR-avdelningen.
Visselblåsartjänsten är utformad i enlighet med lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden, EU:s visselblåsardirektiv och i enlighet med tillämpliga dataskyddsregler.
3. Hur kan den interna visselblåsartjänsten användas?
Om en medarbetare misstänker missförhållanden enligt punkt 2 ovan finns det olika sätt att rapportera detta. Se Alternativ A) – B) nedan.
En visslare behöver inte ha fullständiga bevis för att uttrycka en misstanke. Rapporter ska dock lämnas i god tro.
Så här kan medarbetare rapportera en misstanke:
Alternativ A: Rapportera anonymt genom den applikationsbaserade rapporteringskanalen som finns vi vår app BRA Group.
Alternativ B: Rapportera till ansvarig för visselblåsarenheten Johan Engdahl, advokat och partner
Advokatfirman Delphi
Östra Hamngatan 29
SE-411 10 Göteborg, Sweden
Phone +46 31 10 72 00
E-post: johan.engdahl@delphi.se
Rapportering kan ske per telefon eller genom ett inbokat möte.
Om en medarbetare vill göra en anonym anmälan är detta möjligt genom den applikationsbaserade rapporteringskanalen (alternativ A). Den rapporterande personens identitet kommer inte att efterfrågas i något skede. Rapporter och efterföljande dialog med den rapporterande personen är krypterade och lösenordskyddade.
Bekräftelse av att en rapport har tagits emot lämnas inom 24 timmar från mottagandet. I samband med helger kan dock bekräftelse dröja upp till 72 timmar. I de fall då översättning till annat språk än svenska och engelska är aktuellt blir ledtiderna längre för att översättning ska hinna ske, dock aldrig mer än sju dagar.
Falska anklagelser eller rapporter med skadligt uppsåt
Den som lämnar en rapport ska vara uppriktig. Inga anklagelser får göras med skadligt uppsåt eller med vetskap om att anklagelsen är falsk. Vi ser allvarligt på missbruk av systemet.
4. Extern rapportering samt lokala regler
Rapportering till myndighet
Utöver intern rapportering, se punkt 3, är det även möjligt att anmäla missförhållanden externt till en behörig myndighet i länder inom EU. Den som lämnar en rapport kan själv välja om denna vill rapporterna internt eller externt. Myndighetens rapporteringskanaler är oberoende och självständiga i förhållande till myndigheten i övrigt.
Vid extern rapportering ansvarar myndigheten för att ta emot anmälan, följa upp samt lämna återkoppling. Återkoppling kan endast lämnas om myndigheten fått tillräcklig kontaktinformation som möjliggör detta. Myndigheten omfattas av sekretess avseende sådan information anmälaren lämnar som kan identifiera anmälaren direkt eller indirekt. Beroende på vad rapporteringen gäller kan myndigheten komma att skicka rapporten vidare till behöriga institutioner, organ eller byråer inom EU.
Beroende av vilket område rapporteringen berör är olika myndigheter ansvariga för att tillhandahålla en rapporteringskanal. Mer information om hur rapportering sker finns tillgängligt på respektive behörig myndighets webbplats.
Rapportering till EU:s institutioner, organ eller byråer
Träffas föremålet för rapporten av verksamhetsområdet för en EU-institution, organ eller byrå är det även möjligt att rapportera till dessa. Vilka missförhållande som omfattas av skydd är samma som vid intern rapportering.
5. Utredningsprocessen
Visselblåsarenheten
Endast vår visselblåsarenhet har åtkomst till rapporter som inkommit i den applikationsbaserade rapporteringskanalen.
Visselblåsarenheten består av advokat Johan Engdahl (ansvarig för visselblåsarenheten) och ytterligare en – två medarbetare vid Advokatfirman Delphi.
Samtliga medlemmar i visselblåsarenheten är bundna av sekretess, vilket säkerställer en konfidentiell hantering av visselblåsarärenden.
Vid en utredning kan visselblåsarenheten inkludera personer som tillför information och/eller expertis till utredningen och dessa personer är i sådant fall, även de, skyldiga att iaktta sekretess.
Mottagning av rapporter
Vid mottagandet av en rapport beslutar visselblåsarenheten om rapporten ska godkännas eller avvisas. Om rapporten godkänns vidtas lämpliga åtgärder för utredning. Se Utredning nedan.
Visselblåsarenheten ska neka att ta emot en rapport om:
▪ rapporten inte faller inom ramen för vad som får anmälas i visselblåsarfunktionen (se När kan visselblåsartjänsten användas? ovan i punkt 2);
▪ rapporten inte har gjorts i god tro
Härutöver kan visselblåsarenheten neka att ta emot en rapport om:
▪ det inte finns tillräcklig information för att utreda ärendet;
▪ ärendet som rapporten berör redan har åtgärdats;
Ovidkommande integritetskränkande information, till exempel icke relevant information om hälsostatus, politisk eller religiös tillhörighet eller sexuell läggning ska inte ingå i en rapport. hälsostatus, politisk eller religiös tillhörighet eller sexuell läggning ska inte ingå i en rapport.
Visselblåsarenheten ansvarar för korrekt hantering av rapporter. Om en rapport inte faller inom ramen för vad som ska utredas som ett visselblåsarärende meddelar visselblåsarenheten detta till den som har gjort anmälan (förutsatt att så är möjligt). Samtidigt underrättar visselblåsarenheten BRA Group om anmälan och överlämnar till BRA Group att hantera anmälan på lämpligt sätt.
Utredning
Samtliga rapporter som har klassificerats som ett regelrätt visselblåsarärende (”Visselblåsarrapporter”) utreds och hanteras i enlighet med denna policy. För att rapporten ska utgöra en Visselblåsarrapport krävs att den faller inom ramen för vad som får anmälas i visselblåsarfunktionen (se När kan visselblåsartjänsten användas? ovan i punkt 2).
▪ Visselblåsarrapporter hanteras konfidentiellt.
▪ En Visselblåsarrapport utreds inte av någon som är berörd eller inblandad i ärendet. Visselblåsarenheten kan vid behov skicka uppföljningsfrågor genom den webbaserade rapporteringskanalen till den som har lämnat rapporten.
▪ Ingen i visselblåsarenheten eller annan person som deltar i utredningsprocessen kommer att försöka identifiera visslaren.
Skydd för rapporterande person
En rapporterande person som uttrycker en genuin farhåga eller misstanke enligt denna visselblåsarpolicy riskerar inte att förlora sitt jobb eller att drabbas av någon form av sanktioner eller personliga nackdelar till följd av sin anmälan. Det spelar ingen roll om misstanken visar sig vara felaktig, förutsatt att den rapporterande personen handlat i god tro. Skyddet mot repressalier från arbetsgivarens sida är reglerat i lag.
Den rapporterande personens identitet behandlas konfidentiellt och kommer inte obehörigen att lämnas ut till tredje part eller till personen som pekas ut i rapporten.
I fall av misstänkt brott kommer den rapporterande personen att informeras om att hens identitet kan komma att lämnas ut vid ett domstolsförfarande.
Information till rapporterande person
I de fall då den rapporterande personen har rapporterat anonymt genom den webbaserade rapporteringskanalen, kan visselblåsarenheten ställa uppföljningsfrågor till den som har rapporterat och föra en dialog med denne. För att den rapporterande personen ska kunna läsa meddelanden från visselblåsarenheten krävs dock att den rapporterande personen på nytt loggar in i den webbaserade rapporteringskanalen.
I de fall det är möjligt att komma i kontakt med visslaren (t.ex. när rapport har lämnats i den webbaserade rapporteringskanalen) kommer visselblåsarenheten, inom tre månader från bekräftelsen på mottagandet av rapporten, att lämna återkoppling i skälig utsträckning, om de åtgärder som har vidtagits vid uppföljning av rapporten och om skälen för dessa.
När den rapporterande personen väljer att uppge sin identitet kommer hen att informeras om hur utredningen fortlöper, såvida det inte är olämpligt att göra så med hänsyn till utredningen och/eller den utpekades privatliv och andra sekretessfrågor.
Information till utpekad person
Den som utpekas i en rapport ska informeras om den behandling av personuppgifter som sker eller kan komma att ske i samband med att en Visselblåsarrapport har lämnats. Detta innebär att den som utpekas i en rapport har rätt att få veta vilka personuppgifter som behandlas, varifrån dessa uppgifter har hämtats, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare eller kategorier av mottagare som uppgifterna lämnas ut. Informationen får dock inte innehålla uppgift om identiteten hos den som lämnat Visselblåsarrapporten. Denna skyldighet gäller förutsatt att detta inte leder till hinder för utredningen eller förstörelse av bevismaterial. Information om behandling av personuppgifter ska dock senast lämnas när åtgärd mot utpekad vidtas.
Redovisning av utredningar och statistik
När utredningen av en Visselblåsarrapport slutförts kommer den ansvarige för visselblåsarenheten att rapportera resultatet till BRA Groups VD eller annan person som har utsetts av BRA Group.
I händelse av att VD:n själv skulle vara föremål för en utredning eller anklagelse kommer styrelseordföranden för BRA Group, eller annan person som utses av BRA Group, att bli informerad.
När utredningen av en Visselblåsarrapport slutförts kommer även återkoppling lämnas till den rapporterande personen. Återkopplingen lämnas av visselblåsarenheten i visselblåsarkanalen om anmälan inkommit genom visselblåsarkanalen. Utredning av en Visselblåsarrapport samt återkoppling ska ske inom tre månader från mottagandet av rapporten. I fall då utredningen inte kunnat slutföras inom tre månader från mottagandet av rapporten ska den rapporterande personen underrättas om att ytterligare tid behövs för utredningen.
En kortfattad sammanställning över inkomna ärenden, i form av statistik och en kort anonymiserad beskrivning av vad ärendena rör, redovisas årligen till BRA Groups styrelse.
Radering av data
Personuppgifter får enligt lag endast sparas så länge som det finns ändamålsenligt syfte. Persondata som inkluderats i en rapport, en utredning eller som på annat sätt härrör från en rapport som omfattas av denna visselblåsarpolicy ska gallras senast två år från det att ärendet avslutats.
De personuppgifter som visselblåsarenheten hanterar behandlas under sekretess och radering av personuppgifter sker i enlighet med Sveriges Advokatsamfunds vid varje tillfälle gällande vägledande regler.
Personuppgiftsansvarig
Det bolag inom BRA Group som du är anställd av är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som hanteras inom ramen för visselblåsartjänsten.
Visselblåsarenheten är i egenskap av advokatbyrå personuppgiftsansvarig för viss hantering av personuppgifter.
6. Granskning av visselblåsarpolicyn
Denna visselblåsarpolicy kommer med jämna mellanrum att granskas och vid behov uppdateras av visselblåsarenheten.